Vielleicht haben Sie das auch schon erlebt: Eine Bekannte, ein Mitarbeiter oder eine Kundin informiert Sie über einen Sachverhalt, Sie stutzen zunächst und erkennen dann, dass Sie die Botschaft erst einmal neu sortieren müssen, damit Sie verstehen können, worum es eigentlich geht.
Das Beispiel zeigt: Wenn Informationen in eine logische Ordnung gebracht werden, dann sind sie erheblich leichter nachzuvollziehen. Um Missverständnisse von vorneherein zu vermeiden, ist es von Vorteil, wenn das Ordnen bereits vom Sender und nicht erst vom Empfänger durchgeführt wird. Mit den GLOBAL-Kriterien lässt sich überprüfen, ob ein Text oder eine Präsentation den Prinzipien allgemeinverständlicher Logik folgt.
Das Pyramidale Prinzip stellt die Kernbotschaft an den Anfang einer Information und führt diese mit entsprechenden Schlüsselaussagen weiter aus. Danach wird eine Schlüsselaussage nach der anderen untermauert. Werden die GLOBAL-Kriterien beachtet, entsteht eine solide Struktur und die Inhalte können gut vom Adressaten verstanden werden.
GLOBAL ist dabei ein Kunstwort, dessen Buchstaben für sechs zentrale Kriterien stehen:
Gleichartig, Lückenlos, Ohne Überschneidungen, Bedeutungsvoll, Abgeleitet und Logisch geordnet.
Schlüsselaussagen sollen gleichartig sein
Mit gleichartig ist gemeint, dass alle Schlüsselaussagen in gleicher Art formuliert sein müssen. Eine pyramidal aufgebaute Information besteht aus zwei bis fünf Schlüsselaussagen. Die werden in einer Kernaussage zusammengefasst. Informationen von unterschiedlicher Art lassen sich aber kaum treffend zusammenfassen. Je unterschiedlicher die Elemente sind, desto unspezifischer und unpräziser fällt ihre Zusammenfassung aus. Die Begriffe Cabriolet, Limousine und Kombi lassen sich leicht zu Personenkraftwagen oder Autos zusammenfassen – bei den Begriffen, Cabriolet, Zange und Zuneigung wird es deutlich schwieriger einen treffenden Oberbegriff zu finden.
Die Regel der Gleichartigkeit im Pyramidalen Prinzip lässt sich leicht befolgen, denn Kernaussagen können im Grunde nur auf zwei unterschiedliche Arten untermauert werden. Nehmen wir folgende Kernaussage: „Die Projektgruppe empfiehlt Reklamationen nach dem ACTION-Prozess zu bearbeiten.“ Diese Aussage lässt sich nun entweder dadurch untermauern, dass Sie den Adressaten aufzeigen, warum der ACTION-Prozess zur Anwendung kommen soll, oder sie zeigen ihnen auf, wie der ACTION-Prozess umgesetzt werden kann.
Warum und wie sind die beiden Möglichkeiten zwischen denen Sie sich entscheiden müssen. Und das gilt nicht nur bei der oben genannten Kernaussage sondern generell: Erläutern Sie mit Ihren Schlüsselaussagen das Warum oder aber wie die Umsetzung erfolgen soll, aber mischen sie die beiden Arten nicht auf einer Ebene (z.B. erste Schlüsselaussage erklärt das Warum, die zweite das Wie).
Auf der Ebene der Schlüsselaussagen dürfen keine Argumentationslücken entstehen
Mit Hilfe der Schlüsselaussagen zeigen Sie dem Adressaten entweder warum er Ihrer Empfehlung folgen soll oder wie die Kernbotschaft umgesetzt werden kann. Dabei dürfen keine wesentlichen Argumente oder Schritte fehlen. Wenn Sie zum Beispiel den Kauf eines bestimmten Produkts empfehlen, und dies damit begründen, dass das Produkt die günstigsten Anschaffungskosten aufweist, alle qualitativen Anforderungen erfüllt und sich zeitnah in eine Produktionsumgebung implementieren lässt, dann sind damit drei wesentliche Elemente (Kosten, Qualität und Zeit) berücksichtigt. Wenn allerdings die Betriebskosten für die Beschaffung entscheidend sind, dann fehlt dieser wichtige Punkt. Die aufmerksame Zuhörerin dürfte dies schnell erkennen. Wurden die Betriebskosten von Ihnen nicht untersucht, dann schwächt das Ihre Argumentation erheblich. Die erste Schlüsselaussage müsste deshalb dahin geändert werden, dass das Produkt die geringsten Gesamtkosten (über einen bestimmten Zeitraum betrachtet) verursacht. Anschaffung- und Betriebskosten sind dann Unterpunkte dieser Aussage.
Schlüsselaussagen sollen sich nicht überschneiden
Wir haben gesehen, dass zwischen den Schlüsselaussagen keine Lücken entstehen dürfen, sie sollten sich aber genauso wenig überschneiden. Nehmen wir an, Sie argumentieren in der ersten Schlüsselaussage, dass ein zu beschaffendes Produkt die geringsten Kosten aufweist und in der zweiten Schlüsselaussage argumentieren Sie, dass das Produkt auf fünf Jahre gesehen die günstigsten Betriebskosten erzeugen wird. Dann überschneidet sich die zweite Aussage teilweise mit der ersten. Betriebs- und Unterhaltungskosten sind Unterpunkte der Gesamtkosten und gehören auf die nächst niedrigere Argumentationsebene.
Kernaussagen sollen gegenüber den Schlüsselaussagen eine eigene Bedeutung haben
Die Kernaussage fasst die Schlüsselaussagen zusammen. Dabei muss genau überlegt werden, was das Ergebnis aus den Schlüsselaussagen ist bzw. was durch sie bewirkt wird. Nehmen wir an, sie wollen Projektmanagement einführen. Ihre Schlüsselaussagen zeigen auf, dass dazu erstens einen genaue Projektplanung und Genehmigung im Vorfeld erfolgen muss, dass zweitens Meilensteile zur Prüfung des Projektfortschritts festzulegen sind und dass drittens am Ende eines jeden Projekts die Erkenntnisse in Form von „lessons learned“ gesichert werden. Als zusammenfassende Kernaussage reicht es nicht aus, zu sagen: „Wir empfehlen die Einführung von Maßnahmen zum Projektmanagement.“ Wird der Gedankengang aus den Schlüsselaussagen weiter geführt, dann könnte die Kernaussage zum Beispiel lauten: „In drei Schritten bekommen wir unsere Projekte in den Griff.“ Hier geht es also darum, Projekte, die heute nicht optimal laufen, besser in den Griff zu bekommen.
Dort wo es möglich ist, sollten Kernaussagen (aber auch Schlüsselaussagen) präzisiert und mit konkreten Zahlen belegt werden. Eine Aussage wie: „Die Umstrukturierung führt zu deutlichen Kostensenkungen“ kann zum Beispiel ersetzt werden durch: „Die Umstrukturierung führt zur Senkung der Personalkosten um zwölf Prozent.“
Die Schlüsselaussagen müssen aus der Kernaussage abgeleitet sein und sollen nicht über sie hinaus gehen
Wenn die Kernaussage eine Zusammenfassung der Schlüsselaussagen ist, dann sind im Umkehrschluss die Schlüsselaussagen aus der Kernaussage abgeleitet. Überlegen Sie sich deshalb genau, in welche Richtung Ihre Kernaussage zielen soll, also was Sie genau aussagen wollen. Die Schlüsselaussagen bewegen sich genau in dem durch die Kernaussage vorgegeben Rahmen – und sie erweitern ihn nicht. Entweder erklären sie nun Schritt für Schritt, wie die Kernaussage umgesetzt werden kann oder sie begründen die Kernaussage. Wenn Sie sich für die Kernaussage „In drei Schritten bekommen wir unsere Projekte in den Griff“ entschieden haben, dann müssen sich die Schlüsselaussagen genau auf diese drei Schritte beziehen. Eine vierte Schlüsselaussage wie zum Beispiel: „Damit sichern wir unsere Wettbewerbsfähigkeit“ würde über das Ziel hinausschießen.
Die Reihenfolge der Schlüsselaussagen folgt einer logischen Ordnung
Wenn einem eine Argumentation unstrukturiert vorkommt, dann hat das häufig etwas mit der logischen Ordnung der Argumente zu tun. Sie muss für den Adressaten nachvollziehbar sein. Dazu lassen sich die zeitliche Ordnung, die Ordnung nach Bedeutung und die strukturelle Ordnung unterscheiden. Wenn Sie zum Beispiel auf der Ebene der Schlüsselaussagen darstellen, in welchen Schritten eine Kernaussage umgesetzt werden kann, dann müssen die Schlüsselaussagen auch in der gleichen Reihenfolge (gleiche zeitlich Ordnung) aufgeführt werden, wie die Schritte in der Praxis absolviert werden sollen. Alles andere würde einen Zuhörer irritieren. Handelt es sich um die Begründung, warum ein Vorschlag umgesetzt werden soll, dann sollte das wichtigste Argument zuerst genannt werden (Ordnung nach Bedeutung). Bei der strukturelle Ordnung folgt die Reihenfolge der Schlüsselaussagen Strukturen, die den Adressaten bekannt sind. Wenn sich z.B. vorgeschlagene Maßnahmen auf die einzelnen Bereiche des Unternehmens beziehen („für den Einkauf schlagen wir vor …, in der Produktion …, und im Vertrieb …“) dann sollte sich die Reihenfolge in der die Bereich genannt werden am gewohnten Organigramm des Unternehmens orientieren.
Abweichungen von der strukturellen Ordnung können bei den Adressaten leicht zu Fehldeutungen führen. Wenn Sie eine Teilnehmerliste zu einer Schulungsmaßnahme vorgelegt bekommen, dann erwarten Sie wahrscheinlich, dass die Teilnehmernamen alphabetisch sortiert sind (strukturelle Ordnung). Ist das nicht der Fall, dann überlegen Sie möglicherweise ob es einen bestimmten Grund für die abweichende Sortierung gibt. Vielleicht ist derjenige, der am Anfang steht, der hierarchisch Vorgesetzte, oder er hat die Schulung am nötigsten. In diesem Beispiel würde die zunächst erwartete strukturelle Ordnung in Ihrem Kopf durch eine Ordnung nach Gewicht ersetzt (zu Beginn der Liste steht der Wichtigste). Wenn das vom Sender nicht beabsichtigt ist, führt es eventuell zu falschen Schlussfolgerungen.
Mit den GLOBAL-Kriterien steht Ihnen ein einfaches und wirksames Instrument zur Verfügung, um die Struktur Ihrer Vorträge, Präsentationen, Berichte und Entscheidungsvorlagen zu überprüfen und zu optimieren um damit für verständliche und wirksame Kommunikation zu sorgen.
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